Digitalização progressiva
Uma grande transformação pode começar por uma pequena etapa.
A tese é simples: em vez de tratar o acervo como um único bloco inviável, ele é dividido em etapas priorizadas, com volume mensal definido e resultado visível desde o início.
Por que o legado parece inviável
Ao olhar o acervo inteiro de uma vez, o volume e o investimento parecem incompatíveis com o orçamento. O projeto trava antes de começar.
Como definir prioridades
Período, tipo documental, setor solicitante e frequência de consulta orientam a ordem de digitalização.
Por que começar pelo mais recente
É o material mais acessado no dia a dia. O ganho operacional aparece logo nas primeiras etapas.
Como definir a capacidade mensal
O volume mensal é dimensionado a partir do diagnóstico e da capacidade de investimento da instituição.
Como o acervo evolui
A cada etapa, uma nova faixa do acervo passa de papel para digital, com escopo e cronograma definidos.
Como o investimento se torna previsível
Um escopo mensal transforma um custo indefinido em um projeto com começo, meio e fim.
Linha do tempo do acervo
O que mais se acessa, primeiro.
Os períodos recentes entram nas primeiras etapas. O histórico é incorporado gradualmente, conforme o projeto avança.
O que mais se acessa, primeiro
2026
Acervo corrente, mais acessado no dia a dia.
Curva de transformação
O físico diminui. O digital cresce.
A cada etapa concluída, a dependência do arquivo físico diminui e o acervo digital acessível aumenta.
Representação ilustrativa da evolução de um projeto progressivo. Os percentuais reais dependem do diagnóstico de cada instituição.
Defina a primeira etapa com base em dados, não em estimativa.
O diagnóstico do acervo indica volume, prioridades e o escopo mensal mais adequado à realidade da instituição.