Como funciona
Do papel ao digital, sem parar a operação.
Um projeto documental hospitalar bem conduzido combina método, equipe treinada, controle de qualidade e tecnologia. Cada etapa é planejada para conviver com a rotina assistencial e administrativa.
Macroetapas
Cinco etapas conectadas.
Diagnóstico
Volume, estrutura, custos, riscos, prioridades e realidade atual do acervo.
Plano progressivo
Definição do período inicial, volume mensal, prioridade e cronograma.
Operação documental
Triagem, preparação e digitalização conduzidas por equipe especializada.
Qualidade e conformidade
Indexação, auditoria, PDF/A e assinatura digital, conforme o projeto.
Acesso seguro
Organização, pesquisa, permissões, logs e rastreabilidade no DocManager Health.
Onde a operação acontece
A operação pode ocorrer nas dependências da instituição, em bureau ou em modelo combinado, conforme volume, espaço disponível e requisitos definidos no projeto.
Processo operacional
Da triagem à assinatura digital.
Cada lote percorre um fluxo com pontos de conferência. O objetivo não é apenas gerar imagens, mas entregar documentos organizados, legíveis e localizáveis.
- 01
Triagem
Separação, conferência e organização dos lotes documentais.
- 02
Preparação
Higienização, retirada de grampos e ordenação das folhas.
- 03
Digitalização
Captura em scanners de produção com controle de qualidade.
- 04
Indexação
Aplicação dos índices e da taxonomia definidos com a instituição.
- 05
Auditoria
Conferência de imagem, legibilidade e integridade dos lotes.
- 06
PDF/A
Geração em formato voltado à preservação de longo prazo.
- 07
Assinatura digital
Assinatura com certificação ICP-Brasil, conforme o projeto.
Continuidade
A rotina hospitalar não para.
O cronograma considera janelas de retirada, prazos de devolução, documentos em uso e a necessidade de consulta durante o projeto.
- Cronograma acordado com a instituição
- Controle de lotes retirados e devolvidos
- Prioridade para documentos em uso
- Acompanhamento periódico do projeto
