Gestão documental para hospitais
O arquivo físico cresce todos os dias. A solução pode começar agora.
Digitalize prontuários e documentos por etapas, começando pelo acervo mais recente e respeitando o orçamento mensal da instituição.
- Desde
- 2000
- Escopo
- Mensal
- Operação
- Sem parar
Conversão do acervo
Acesso protegido por permissões e trilhas de auditoria.
O custo invisível do papel
Seu hospital já paga para o arquivo físico continuar crescendo.
Espaço, guarda, movimentação, busca manual e perda de produtividade fazem parte de um custo recorrente que aumenta todos os meses.
Espaço ocupado
Salas e galpões dedicados ao acervo físico.
Guarda e movimentação
Custo mensal que não termina.
Busca manual
Tempo de equipe dedicado a localizar papel.
Baixa rastreabilidade
Pouca visibilidade sobre quem acessou o quê.
Crescimento contínuo
Enquanto nada é feito, o volume físico segue aumentando — e o custo, também.
Digitalizar todo o legado de uma vez?
Não é preciso.
A Intolabs estrutura projetos progressivos, começando pelos documentos mais recentes e mais utilizados pela instituição.
Selecione um período para entender como o acervo é priorizado.
O que mais se acessa, primeiro
2026
Acervo corrente, mais acessado no dia a dia.
Modelo progressivo
Defina um valor mensal.
Avance por etapas.
O projeto é dimensionado de acordo com o volume, as prioridades e a capacidade mensal de investimento da instituição.
- Mês 1
Diagnóstico e início
Acervo mais recente entra em operação.
- Mês 2
Ritmo definido
Volume mensal estabilizado e monitorado.
- Mês 3
Ampliação
Novos tipos documentais são incorporados.
- Mês 4
Retroação
O histórico começa a ser alcançado.
- Continuidade
Evolução
O digital cresce, o físico diminui.
- Planejamento
- Escopo mensal
- Previsibilidade
- Evolução contínua
- Operação sem interrupção
Como funciona
Do papel ao digital, sem parar a operação.
- 01
Diagnóstico
Volume, estrutura, custos, riscos, prioridades e realidade atual do acervo.
- 02
Plano progressivo
Definição do período inicial, volume mensal, prioridade e cronograma.
- 03
Operação documental
Triagem, preparação e digitalização conduzidas por equipe especializada.
- 04
Qualidade e conformidade
Indexação, auditoria, PDF/A e assinatura digital, conforme o projeto.
- 05
Acesso seguro
Organização, pesquisa, permissões, logs e rastreabilidade no DocManager Health.
A operação documental pode acontecer nas dependências da instituição ou em bureau, conforme o planejamento definido no diagnóstico.
Ver o processo completoProcesso operacional
Da triagem à assinatura digital.
Cada etapa possui controle de qualidade próprio, com registro do que foi processado, conferido e entregue.
- 01
Triagem
Separação, conferência e organização dos lotes documentais.
- 02
Preparação
Higienização, retirada de grampos e ordenação das folhas.
- 03
Digitalização
Captura em scanners de produção com controle de qualidade.
- 04
Indexação
Aplicação dos índices e da taxonomia definidos com a instituição.
- 05
Auditoria
Conferência de imagem, legibilidade e integridade dos lotes.
- 06
PDF/A
Geração em formato voltado à preservação de longo prazo.
- 07
Assinatura digital
Assinatura com certificação ICP-Brasil, conforme o projeto.
A digitalização pode viabilizar a eliminação segura do documento físico, desde que sejam atendidos os requisitos legais, técnicos e institucionais aplicáveis.
Benefícios
Menos dependência do papel.
Mais controle da informação.
O ganho não está apenas em digitalizar: está em organizar, localizar, proteger e acompanhar o acervo ao longo do tempo.
Espaço
Menos espaço físico
Redução progressiva da dependência de arquivos, salas e galpões de guarda.
Busca
Acesso em segundos
Documentos organizados pelos índices definidos para a instituição.
Controle
Segurança e rastreabilidade
Controle de permissões, atividades, usuários e registros de acesso.
Tempo
Mais eficiência
Menos tempo gasto com buscas manuais e movimentação física de papel.
Rotina
Continuidade operacional
Implantação planejada, sem interromper a rotina hospitalar.
Escopo
Projeto estruturado
Uma jornada planejada, mensurável e com etapas definidas.
Tecnologia para grandes acervos
DocManager Health: informação organizada, acessível e protegida.
Uma plataforma para gerenciar grandes volumes de prontuários e documentos hospitalares, com organização, pesquisa, segurança, rastreabilidade e flexibilidade de implantação.
- Pesquisa
- Indexação
- Taxonomia
- Permissões
- Auditoria e logs
- Criptografia
- Assinatura digital
- Nuvem ou on-premises
- Grande volume documental
- Acesso web
DocManager Health — acervo digital
| Documento | Tipo | Unidade | Status |
|---|---|---|---|
| 2026-001 | Prontuário demonstrativo | Unidade Central | Indexado |
| 2026-002 | Documento administrativo | Unidade Norte | Em auditoria |
| 2026-003 | Prontuário demonstrativo | Unidade Central | Assinado |
| 2026-004 | Documento de apoio | Unidade Sul | Indexado |
| 2026-005 | Prontuário demonstrativo | Unidade Norte | Digitalizado |
Atividades recentes
128 registros
Usuários com permissão
24 perfis
Trilha de auditoria
Ativa
Segurança e conformidade
Dados sensíveis exigem controle real.
Controle de acesso, registros de atividade e organização documental sustentam a governança do acervo digital ao longo de todo o projeto.
- Permissões por usuário
- Registro de acessos
- Trilhas de auditoria
- Data, hora e usuário
- Criptografia
- Autenticação
- Armazenamento seguro
- LGPD, PDF/A e assinatura digital
Transforme um custo que não termina em um projeto com começo, meio e fim.
Parte do orçamento já utilizado com guarda, espaço e busca manual pode ser direcionada para uma jornada progressiva de digitalização.
Hoje
Custo recorrente
- Guarda e espaço físico
- Movimentação de caixas
- Busca manual e retrabalho
- Sem previsão de término
Jornada estruturada
Projeto com etapas definidas
- 01
Início
- 02
Planejamento
- 03
Execução
- 04
Evolução
- 05
Entrega
Números e autoridade
Experiência acumulada em grandes acervos.
- Desde 0
- Atuação em tecnologia e gestão documental
- 0 mi+
- Páginas digitalizadas em projetos documentais
- 0 mi+
- Documentos digitalizados por mês
- Brasil
- Atuação em todo o Brasil
Experiência
Experiência em operações documentais de alta complexidade.
Projetos de grande volume exigem método, equipe treinada, controle de qualidade e tecnologia preparada para escala.
Espaço preparado para nome, logotipo, volume e resultados após autorização da instituição.
Espaço preparado para nome, logotipo, volume e resultados após autorização da instituição.
Espaço preparado para nome, logotipo, volume e resultados após autorização da instituição.
Perguntas frequentes
Dúvidas comuns de gestores hospitalares.
Se a sua dúvida não estiver aqui, um especialista pode avaliar o cenário específico da sua instituição.
Não. O projeto pode começar pelo período mais recente e avançar progressivamente para o histórico mais antigo.
Pelos documentos mais recentes, mais consultados ou mais estratégicos para a instituição.
A partir do diagnóstico do volume, das prioridades, da operação e da capacidade mensal da instituição.
Não. O projeto deve ser planejado para ocorrer sem interrupção da rotina hospitalar.
Diagnóstico, planejamento, operação documental, organização, tecnologia, segurança e acompanhamento do projeto.
A digitalização pode viabilizar a eliminação segura do documento físico, desde que sejam atendidos os requisitos legais, técnicos e institucionais aplicáveis.
A solução pode ser estruturada em nuvem ou on-premises, conforme o projeto.
Seu hospital não precisa resolver todo o legado hoje.
Precisa definir por onde começar.
Faça um diagnóstico do acervo e descubra qual etapa faz mais sentido para a sua instituição.
